Vermijd een boete voor je bedrijf door je UBO-verplichting in orde te brengen
Dit bericht is geschreven op 26/10/2021, in functie van de regelgeving die op dat moment gold. Informeer je altijd bij een notariskantoor om specifieke informatie en advies te krijgen dat bij je situatie past.
De bestuurder van een bedrijf is meestal gemakkelijk te bepalen. Maar wie achter de schermen de touwtjes in handen heeft en het bedrijf effectief stuurt, is al wat minder gemakkelijk. Om witwas tegen te gaan, wil de overheid hier zicht op krijgen. Het verplicht daarom vennootschappen om deze informatie door te geven via het zogenaamde UBO-register. Elke
vennootschap
Een contract op grond waarvan twee of meer personen overeenkomen iets in gemeenschap te brengen met als doel één of meer nauwkeurig omschreven activiteiten uit te oefenen en met het oogmerk aan de vennoten een rechtstreeks of onrechtstreeks vermogensvoordeel te bezorgen.
moet bovendien documenten registreren die aantonen dat de informatie toereikend, accuraat en actueel is.
UBO of “uiteindelijke begunstigden”
Wie het écht voor het zeggen heeft in een bedrijf wordt de “uiteindelijke begunstigden” genoemd. De overheid legt drie criteria vast om die te bepalen. Het gaat om:
-
natuurlijke personen die (rechtstreeks of via tussenpersonen) meer dan 25% van de aandelen of het kapitaal in handen hebben of meer dan 25% van de stemrechten hebben of
-
natuurlijke personen die op een andere manier de eigenlijke macht binnen een vennootschap hebben, bijvoorbeeld door een meerderheid van de bestuurders te kunnen benoemen, of omwille van een statutaire of contractuele bepaling de eigenlijke macht krijgen of
-
indien op basis van deze twee criteria geen persoon kan worden aangeduid, het leidinggevend personeel.
Ook personen die onrechtstreeks zeggenschap hebben over een bedrijf (bv. iemand die via zijn vennootschap aandelen heeft van een ander bedrijf), moet aangeduid worden. Elk jaar moet de juistheid van de deze gegevens bevestigd worden.
Niet alleen vennootschappen (met inbegrip van de maatschap Een maatschap is een vennootschap met een burgerlijk of handelsdoel die geen rechtspersoonlijkheid bezit. De de goederen van vennootschap vormen bijgevolg het collectief vermogen van de vennoten. Deze zijn persoonlijk en onbeperkt aansprakelijk. In geval van faillissement zijn het de vennoten die failliet gaan, niet de maatschap zelf. Dezelfde regel geldt voor de belastingen: de maatschap wordt niet belast, wel de vennoten. Daartegenover is de maatschap een zeer flexibele vennootschapsvorm: bij de oprichting is de tussenkomst van de notaris niet vereist en er is geen wettelijk minimumkapitaal vereist. Ook de regels omtrent de boekhouding en het neerleggen van een jaarrekening zijn onbestaande. ) moeten voldoen aan de verplichting, maar ook de vzw, stichting Een stichting wordt opgericht door één of meer (rechts)personen, maar telt op zich geen leden. Het gaat hier eigenlijk om een vermogen dat aangewend wordt om een bepaald belangenloos doel te verwezenlijken. Er mag geen winst uitgekeerd worden aan de oprichters. Een stichting heeft vaak culturele, wetenschappelijke of filantropische doeleinden. en trust.
Dubbele verplichting: identiteit + bewijsdocumenten
De identiteit geven van de uiteindelijke begunstigden van een bedrijf is onvoldoende. Iedereen die de uiteindelijke begunstigden registreert in het UBO-register moet ook een bewijs leveren dat de informatie over de uiteindelijke begunstigden nauwkeurig en actueel is. De gegevens in het UBO-register moeten steeds up-to-date blijven. Dit betekent dat er steeds informatie (en bewijsdocumenten) moeten geregistreerd worden als de lijst van uiteindelijke begunstigden wijzigt.
De wet bepaalt niet wat deze bewijzen precies zijn, maar men denkt hierbij aan aandeelhoudersregisters en -overeenkomsten, overzichten van structuren, notariële akten die betrekking hebben op aandelen… Wie vreest voor zijn privacy hoeft zich geen zorgen te maken. De informatie is enkel beschikbaar voor bevoegde instanties, zoals de fiscus De fiscus is de fiscale overheid, ook wel de belastingdienst genoemd. Het is de instantie aan wie je belastingen betaalt. De fiscus kan zowel Federaal, Gewestelijk, Provinciaal als lokaal zijn. . Burgers kunnen niet aan deze bewijsdocumenten. Zij hebben enkel toegang tot basisinformatie zoals de identiteit van de uiteindelijke begunstigden.
Vermijd een boete
Deze verstrenging kwam er na de oorspronkelijke verplichting om de uiteindelijke begunstigden te registeren. Dit neemt niet weg dat iedereen – dus ook de mensen die voldeden aan de eerste verplichting – dit moeten naleven. De deadline om aan deze bijkomende verplichting te voldoen verstreek op 31 augustus 2021.
Sinds vorig jaar stuurt de FOD Financiën alle bedrijven die niet in orde zijn met het UBO-register een herinneringsbrief met de vraag om de UBO-verplichtingen in orde te brengen. Wie hier geen gevolg aan geeft, krijgt een boete. 8.000 bedrijven krijgen eind oktober een eerste UBO-boete.
eStox als vertrouwde inschrijvingsbron voor het UBO-register
eStox is een beveiligde digitale effectenregister. Een effectenregister is een onmisbaar instrument voor het beheer van een bedrijf.
Wie zijn vennootschap in eStox registreert, brengt automatisch zijn UBO-verplichtingen in orde. Beide zijn gelinkt aan elkaar. Bovendien wordt eStox gezien als een vertrouwde bron voor inschrijvingen. Wie via eStox registreert, moet hierdoor geen bijkomende bewijsstukken aanleveren. In één klap voldoen gebruikers van eStox aan meerdere verplichtingen: het bijhouden van een aandelenregister én het registeren in (en het jaarlijks up-to-date houden) van het UBO-register voor hun vennootschap.
Voldoen aan de UBO-verplichting is belangrijk om een boete te vermijden. Wil je nagaan of dit in orde is voor je bedrijf? Vraag het na aan je
notaris
De notaris is zowel een openbare ambtenaar die bevoegd is om authentieke akten te verlijden, te bewaren en er afschriften van te verstrekken, als een juridische raadgever. De notaris komt tussen in heel wat domeinen: huwelijken, echtscheidingen, de koop van een onroerend goed, een erfenis na overlijden,…
De notaris wordt benoemd door de Koning.
De partijen kiezen vrij hun eigen notaris.
, accountant of belastingconsulent.
Gerelateerd nieuws
Ondernemen Text
Samenwerken in een familiebedrijf: hoe voorkom je ruzie tussen je kinderen?
Samenwerken in een familiebedrijf kan bijzonder waardevol zijn, maar ook zeer complex. Ouders en kinderen delen niet steeds dezelfde visie en de meningen tussen...
Ondernemen Ondernemen Text
Starten als ondernemer: een eenmanszaak of een vennootschap?
Bij het starten van een onderneming komt heel wat kijken, ook op juridisch vlak. Je kan ervoor kiezen om te ondernemen als natuurlijke persoon met een eenmansza...
