Overeenkomstig de wet van 11 januari 1993, gewijzigd door de wet van 18 januari 2010, werd een reglement opgesteld met als doel op een zo duidelijk mogelijke wijze de verplichtingen van de notarissen met betrekking tot het witwassen van geld en de financiering van terrorisme weer te geven (zie bijlage).
Overeenkomstig artikel 135, §3 van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten maakt de Nationale Kamer van notarissen als toezichtautoriteit bedoeld in artikel 85, §1, 9° van voormelde wet beslissingen bekend tot het opleggen van een administratieve sanctie (zie tweede bijlage).
Klokkenluidersprocedure
De wet die gewoonlijk de 'klokkenluiderswet' wordt genoemd, is de wet van 28 november 2022 betreffende "de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector". Deze wet is de omzetting in Belgisch recht van de Europese richtlijn (EU) 2019/1937 van 23 oktober 2019. Hoofddoel is een hoog niveau van bescherming te bieden aan personen, de zogenaamde klokkenluider, die binnen een juridische entiteit in de private sector schendingen van de EU-wetgeving op een groot aantal gebieden, waaronder de voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering, melden.
Onder bescherming wordt verstaan maatregelen tegen mogelijke represailles, bedreigingen en pogingen tot represailles tegen de klokkenluider, zijn familieleden of zijn collega’s.
1.Wie kan melden?
Volgende personen die informatie hebben verkregen over inbreuken in een werkgerelateerde context binnen of met een notariskantoor kunnen deze melden:
- werknemers, die in het kader van hun beroepsactiviteit een inbreuk in een notariskantoor ontdekken;
- zelfstandige medewerkers;
- aandeelhouders, leden van het bestuurs-, leidinggevende of toezichthoudende orgaan van een professionele notarisvennootschap, met inbegrip van niet-uitvoerende leden;
- vrijwilligers en stagiairs, betaald of onbetaald;
- contractanten, onderaannemers en leveranciers;
- voormalige werknemers;
- toekomstige werknemers (voor informatie verkregen tijdens het aanwervingsproces of andere precontractuele onderhandelingen);
- en facilitators.
De melding kan volledig anoniem gebeuren. In dat geval kent ook de Nationale Kamer van notarissen de identiteit van de melder niet en kan ze hem bijgevolg niet informeren over de (on)ontvankelijkheid van de klokkenluidersmelding of voor verdere informatie of toelichting.
2.In welke gevallen kan een melding aan de Nationale Kamer van notarissen gedaan worden?
De Nationale Kamer van notarissen is de bevoegde autoriteit voor meldingen die betrekking hebben op de voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering.
Personen die informatie hebben verkregen over inbreuken in een werkgerelateerde context en die betrekking hebben op de voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering binnen of met een notariskantoor kunnen deze melden aan de Cel Klokkenluiders van de Nationale Kamer van notarissen.
De Cel Klokkenluiders dient niet om een klacht in te dienen als cliënt of om een persoonlijk conflict met de werkgever of confrater te signaleren.
3.Wie wordt er beschermd?
Niet alleen de klokkenluider wordt beschermd, maar ook degenen die als facilitator optreden (zijn collega's of familieleden bijvoorbeeld).
Een facilitator is elke natuurlijke persoon die een melder tijdens de meldingsprocedure bijstaat en wiens hulp vertrouwelijk dient te zijn.
4.Hoe meldt u een vermoeden van inbreuk?
Er zijn verschillende mogelijkheden voor het melden van een inbreuk.
Een melding moet betrekking hebben op feiten die zich in een private organisatie hebben afgespeeld en waarvan de kennisneming in een beroepsmatige context heeft plaatsgevonden. De wet maakt een onderscheid tussen interne en externe meldingen.
- Een interne melding is een melding binnen de onderneming.
- Een externe melding is de mondelinge of schriftelijke mededeling van informatie over schendingen aan de federale coördinator of de bevoegde autoriteiten.
Elke melding die aan de Nationale Kamer van notarissen wordt overgemaakt, valt onder de categorie van de externe meldingen.
5.Hoe dient u een klokkenluidersmelding in bij de Nationale Kamer van notarissen?
Er zijn verschillende mogelijkheden om een klokkenluidersmelding in te dienen:
- e-mail: whistleblowing@cnknot.be;
- telefoonlijn: +32 (0)2 50 64 643 (telefoongesprekken worden niet opgenomen);
- schriftelijke melding op papier: te richten aan Nationale Kamer van notarissen, Cel Klokkenluiders, vertrouwelijk – Bergstraat 30-32 te 1000 Brussel;
- fysieke ontmoeting: na afspraak die kan worden gemaakt via e-mail whistleblowing@cnknot.be).
De klokkenluidersmelding moet de Nationale Kamer van notarissen in staat stellen om de gemelde feiten te onderzoeken.
De melder, ook de anonieme melder, bezorgt de Nationale Kamer ten minste de volgende informatie:
- zijn hoedanigheid;
- de feiten waaruit de inbreuk blijkt;
- de aard van de inbreuk;
- de naam en desgevallend de functie van de betrokkene;
- de periode waarop de inbreuk betrekking heeft.
Indien de melder erover beschikt kan elk bewijs van de inbreuk en elk ander element dat hem of haar relevant lijkt bezorgd worden.
De klokkenluidersmelding wordt in een vertrouwelijk en veilig systeem opgeslagen waartoe de toegang beperkt is.
6.Wie ziet toe op de bescherming van de melder?
De federale coördinator zorgt voor de bescherming van de betrokken personen.
Elke klokkenluider die zich slachtoffer voelt of met represailles wordt bedreigd, kan een met redenen omklede klacht indienen bij de federale coördinator, die een buitengerechtelijke beschermingsprocedure opstart.
Meer informatie: Bescherming tegen vergeldingsmaatregelen.
7.Welke voorwaarden dienen vervuld te worden om van de bescherming te kunnen genieten?
Om de door de wet geboden bescherming te genieten, moet de klokkenluider aan de volgende voorwaarden voldoen:
- te goeder trouw hebben gehandeld,
- redelijke gronden hebben om aan te nemen dat de gemelde informatie op het moment van de melding waar was,
- de wettelijk voorgeschreven meldingsprocedure hebben gevolgd.
De klokkenluider is niet beschermd als de melding is gebaseerd op valse informatie of op informatie die is verkregen als gevolg van een misdrijf.
Klokkenluiders die anoniem informatie hebben gemeld, komen de facto niet in aanmerking voor bescherming.
8.Quid in geval van represailles?
Onverminderd elk ander administratief of buitengerechtelijk middel heeft elke melder het recht een beroep in te leiden voor de arbeidsrechtbank in geval van represailles.
Zowel in het geval van een interne melding als in dat van een externe melding of openbaarmaking ziet het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens erop toe dat de ondersteunende maatregelen worden toegepast. Het vormt het centrale informatiepunt voor de bescherming van klokkenluiders.
9.Welke bescherming geniet u als melder?
De wet voorziet een bescherming voor personen die de Nationale Kamer van notarissen te goeder trouw een inbreuk melden op de wetgeving ter voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering waarop zij toezicht houdt. De melder verliest het voordeel van de bescherming niet op de enkele grond dat de te goeder trouw gedane melding onjuist of ongegrond is bevonden. Dit geldt ook voor personen die anoniem hebben gemeld, maar die later zijn geïdentificeerd en het slachtoffer worden van represailles. Facilitators en derden die verbonden zijn met melders komen in aanmerking voor dezelfde bescherming indien ze gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de melder binnen het toepassingsgebied voor bescherming van de wet viel.
Melders die te goeder trouw een dergelijke inbreuk melden, mogen de Nationale Kamer van notarissen informatie meedelen die normaal gezien vertrouwelijk is, mits zij redelijke gronden hebben om aan te nemen dat de melding van zulke informatie noodzakelijk is voor het onthullen van een inbreuk op de wetgeving ter voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering. Een dergelijke melding kan geen aanleiding geven tot burgerrechtelijke, strafrechtelijke of tuchtrechtelijke vorderingen of tot professionele sancties. In gerechtelijke procedures kunnen de melder en de andere beschermde personen op generlei wijze aansprakelijk worden gesteld als gevolg van dergelijke meldingen van inbreuken. Melders van zulke informatie kunnen evenmin aansprakelijk worden gesteld voor de verwerving van of de toegang tot de informatie die wordt gemeld, tenzij die verwerving of die toegang op zichzelf een strafbaar feit vormde.
Elke vorm van represailles tegen de melder en de andere beschermde personen, waaronder dreigingen met en pogingen tot represailles, is verboden (zoals een ontslag, vermindering van het loon, weigering van bevordering, dwang, ongelijke behandeling, pesterijen, onthouden van opleiding…). De melder en de andere beschermde personen die menen het slachtoffer te zijn van represailles, kunnen een klacht indienen bij de Federale Ombudsman en kunnen zich tot de rechtbank wenden. De bewijslast valt ten laste van de betrokken entiteit die de benadelende maatregel heeft genomen. De melder kan de Nationale Kamer van notarissen vragen om de status van klokkenluider, met inbegrip van de datum van de melding, ten aanzien van elke administratieve of gerechtelijke autoriteit te bevestigen.
Daarnaast hebben de melders en de andere beschermde personen ook toegang tot een aantal ondersteuningsmaatregelen:
- onafhankelijk en kosteloos advies over de rechten van de melder en de rechten van de persoon die in de melding wordt beschuldigd van een inbreuk;
- technisch advies t.a.v. elke autoriteit die betrokken is bij de bescherming van de melder;
- rechtsbijstand in grensoverschrijdende procedures;
- ondersteuning op technisch, psychologisch, mediagerelateerd en sociaal vlak;
- en financiële bijstand aan melders in het kader van gerechtelijke procedures.
Het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens staat in voor onafhankelijk en kosteloos advies, rechtsbijstand in grensoverschrijdende procedures en financiële bijstand aan melders in het kader van gerechtelijke procedures.
10.Welke procedures zijn van toepassing op meldingen?
Melders mogen een inbreuk melden aan de Nationale Kamer van notarissen nadat zij eerst hebben gemeld via interne meldingskanalen van de betreffende entiteit of door meteen een melding te doen aan de Nationale Kamer van notarissen.
De meldingen worden binnen de Nationale Kamer van notarissen behandeld door specifieke personeelsleden die zijn opgeleid voor de behandeling ervan. Zij onderhouden de contacten met de melder indien deze contactgegevens heeft achtergelaten.
De ontvangen meldingen worden in een vertrouwelijk en veilig systeem opgeslagen. De toegang tot het systeem is aan beperkingen onderworpen die ervoor zorgen dat de opgeslagen gegevens alleen beschikbaar zijn voor de personen binnen de Nationale Kamer van notarissen voor wie toegang tot deze gegevens noodzakelijk is om hun beroepstaken te vervullen.
De Nationale Kamer van notarissen zendt onverwijld, en in ieder geval binnen 7 kalenderdagen na ontvangst van de melding een bevestiging van ontvangst via de contactgegevens die de melder heeft achtergelaten, tenzij de betrokken melder hiertegen uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt of tenzij de specifieke personeelsleden op redelijke gronden van oordeel zijn dat dit afbreuk zou doen aan de bescherming van de identiteit van de betrokken melder. Deze bevestiging van ontvangst bewijst enkel dat de betrokken melder informatie heeft gemeld via de Cel Klokkenluiders of schriftelijk op papier en wanneer hij deze informatie overmaakte. Deze bevestiging bewijst daarentegen niet dat het om een melding van een inbreuk gaat waarvoor de wettelijke bescherming geldt.
Wanneer de Nationale Kamer van notarissen een externe melding ontvangt, beoordeelt het specifiek personeelslid of de melding informatie over een inbreuk bevat.
Het specifiek personeelslid gaat na of er andere bevoegde autoriteiten betrokken zijn bij de melding. Zo nodig worden zij via de federale coördinator in kennis gesteld en wordt er met hen gecoördineerd.
De Nationale Kamer van notarissen geeft zorgvuldig opvolging aan meldingen. De Nationale Kamer van notarissen gaat de juistheid van de in de melding gedane beweringen na en pakt de inbreuk zo nodig aan, bv. door het opleggen van maatregelen of sancties. Zij kan, na de melding naar behoren te hebben beoordeeld, ook besluiten om aan een melding geen andere opvolging te geven dan het afronden van de procedure. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een gemelde inbreuk duidelijk van geringe betekenis is of het een herhaalde melding betreft waarvan de inhoud geen nieuwe informatie van betekenis bevat ten opzichte van een eerdere melding waarvoor de relevante procedures werden beëindigd. De Nationale Kamer van notarissen kan tevens voorrang geven aan de behandeling van ernstige inbreuken of van inbreuken op essentiële bepalingen onder haar toezicht, wanneer zij wordt geconfronteerd met grote aantallen meldingen.
Ingeval geoordeeld wordt dat de melding onontvankelijk is, wordt de betrokken persoon binnen de 30 dagen na ontvangst hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht, behalve bij een anonieme melding.
11.Feedback
Wegens de wettelijke beperkingen inzake het beroepsgeheim van de Nationale Kamer van notarissen, zal de melder slechts zeer uitzonderlijk feedback ontvangen. De Nationale Kamer van notarissen kan de melder met name geen tussentijdse feedback geven over de aan de melding verleende opvolging. Over het eindresultaat van de onderzoeken naar aanleiding van de melding kan zij enkel feedback geven indien de melding leidt tot maatregelen of sancties die nominatief worden bekendgemaakt. In dat geval zal de Nationale Kamer van notarissen de melder naar de publicatie van die maatregel of sanctie verwijzen.
12.Nuttige contactgegevens
De rol van de Federale coördinator (de federale Ombudsman) bestaat erin de meldingsprocedure voor klokkenluiders te faciliteren. De federale coördinator is verantwoordelijk voor het ontvangen van externe meldingen van schendingen, het onderzoeken van de ontvankelijkheid ervan en het bestaan van een redelijk vermoeden dat de gemelde schending heeft plaatsgevonden en, indien dit het geval is, het doorsturen van de melding naar de bevoegde autoriteit voor verder onderzoek.
Het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens streeft naar een samenleving waarin de mensenrechten van alle mensen gelijkelijk worden gerespecteerd.
13.Verwerking persoonsgegevens
Les données à caractère personnel qui sont transmises à la Chambre nationale via un signalement sont traitées de la manière décrite dans sa politique de confidentialité.
