Je digitale nalatenschap regelen

15 februari 2023

Sommige documenten moet je verplicht bijhouden. De belangrijkste documenten soms zelfs levenslang. Maar hoe verzamel en bewaar je een levenslange ‘administratie’? Simpel: online. Izimi biedt een digitale oplossing voor iedereen die zijn papieren netjes wil bijhouden. Meer nog, Izimi zorgt dat al je documenten (of een deel ervan) veilig en wel bij je erfgenamen geraken.

Het belang van je papieren bij te houden

Vandaag printen we steeds minder af, maar het belang van papieren bij te houden is er niet minder op geworden. Sommige documenten moet je verplicht bijhouden. Zo moet je een kopie van de belastingaangifte minstens zeven jaar bijhouden (tot het einde van het zevende jaar dat volgt op de belastbare periode). Dit is verplicht in het kader van een eventuele controle van de belastingen. Bepaalde documenten vormen bewijsstukken voor je aangifte. Het gaat om loonfiches, boekhouding, facturen, attesten en bankdocumenten. Kopieën van die documenten moet je ook minstens zeven jaar bijhouden. Van facturen wordt doorgaans aangeraden om ze tien jaar bij te houden. Persoonlijke en familiale documenten, zoals diploma’s, geboorteaken, en notariële akten moet je zelfs levenslang bijhouden. Tijdens zijn leven verzamelt iedereen dus een grote administratie.

Bewaar je al deze documenten bij je thuis? Hoedje af! Maar helemaal veilig is dit niet… Met de jaren kunnen deze belangrijke documenten verloren gaan, bijvoorbeeld tijdens een verhuis.  

Izimi to the rescue

Notarissen worden vaak geconfronteerd met cliënten die het belang van hun papieren onderschatten. Daarom heeft het Belgisch Notariaat een gratis digitaal platform ontwikkeld waarin burgers hun documenten kunnen uploaden en delen met wie ze willen. Een veilige en transparante manier om gegevens bij te houden en toekomstige discussies te vermijden.

Denk maar aan een koppel dat samen verbouwingen aangaat in hun woning. “Bij de aankoop al vastleggen wie wat met de jaren zal betalen, is praktisch onmogelijk. Ik raad cliënten aan om terug te komen na de verbouwingen. We leggen dan vast wie wat heeft geïnvesteerd en hoe het opgelost moeten worden wanneer er een breuk zou zijn. En in de tussenperiode schijft elk op de facturen wie wat effectief heeft betaald. Hiervoor is zijn papieren goed bijhouden wel cruciaal. Izimi biedt daar een eenvoudige oplossing voor.” zegt notaris Carol Bohyn, woordvoerder van Notaris.be. “Bovendien kan je via Izimi documenten en gegevens delen met wie je wil, denk maar aan ouders die bepaalde zaken hebben geregeld of betaald hebben voor hun kinderen. Zo kan iedereen in alle transparantie alles bijhouden. Die openheid kan veel discussies vermijden.”

In sommige gevallen kan je administratie op punt houden zelfs een positieve invloed hebben op de belastingen. “Zodra er een schriftelijk bewijs is dat je binnen de drie jaar vóór je overlijden eigenaar was van een geldsom, gaat de fiscus ervan uit dat die geldsommen zich nog steeds in je vermogen bevinden op datum van je overlijden. De fiscus zal het betreffende bedrag dus, in principe, bij het actief van je nalatenschap rekenen.” legt Carol Bohyn uit. “Behalve als je erfgenamen bewijzen dat het geld effectief verbruikt, wederbelegd of overgedragen werd. Denk maar aan een schenking. Ze moeten dan in de aangifte van nalatenschap toelichten wat er met het geld is gebeurd: heb je het geld zelf uitgegeven of heb je het wederbelegd (bijv. aankoop van een appartement met een deel van de prijs die je verkregen hebt na verkoop van je woning)? Heb je een deel geschonken aan je (klein)kinderen? In principe moeten de erfgenamen hiertoe het bewijs van de besteding van het geld bij de aangifte van nalatenschap voegen.”

Dat is vaak niet vanzelfsprekend voor de erfgenamen. In veel gevallen zal het onduidelijk zijn hoe en waaraan je een bepaald deel van de gelden had uitgegeven. Door rekeninguittreksels, facturen en andere bewijzen (alle mogelijke middelen mogen gebruikt worden, bv. ook een schriftje waarin je al je uitgaven documenteert, e-mails met offertes,…) bij te houden, speel je op veilig en kan je je erfgenamen beschermen. “Ook hier kan Izimi een enorm handige tool zijn”.

Izimi biedt ook een oplossing voor wie zijn notariële akte zoekt. Het platform geeft je op een beveiligde manier toegang tot al de notariële akten die je na 1 januari 2015 ondertekende.

Digitale documenten overdragen aan je erfgenamen

Bij een overlijden moeten je erfgenamen tal van zaken in orde brengen. Een begrafenisondernemer en de bank contacteren, een notaris onder de arm nemen en verschillende instanties inlichten. Zo moeten erfgenamen de werkgever contacteren (indien de overledene nog beroepsactief was), boekhouders, ziekenfondsen, verzekeraars… iedereen waarmee de overledene contractueel verbonden mee was. Voor erfgenamen is het op zo’n emotioneel geladen moment uitdagend om al die betrokken partijen te zoeken. Bij een overlijden heeft niemand zin om te zoeken naar een speld in een hooiberg…

Hoe dan ook wordt je digitale kluis - en de inhoud ervan - na je overlijden vernietigd. Maar Izimi geeft je de kans om de opgeslagen documenten over te dragen naar je erfgenamen.

Wie de overdracht van zijn documenten wil regelen heeft vandaag twee mogelijkheden:

1. Via een notaris (standaardoptie): Je erfgenamen vragen aan de notaris om je documenten over te dragen. Dit is in principe de volledige inhoud van je digitale kluis, maar je kan bij leven ook kiezen om slechts bepaalde documenten over te dragen.
2. Automatische vernietiging: je kan ook kiezen dat al de documenten van je kluis automatisch en onomkeerbaar worden vernietigd bij je overlijden. Dit gebeurt een paar dagen na je overlijden.

De documenten die je tijdens je leven deelde met je naasten via Izimi, blijven vier maanden beschikbaar. Zo krijgen je de betrokken personen de tijd om de nodige documenten op te slaan of te kopiëren voor ze definitief vernietigd worden.

Notariële akten worden niet overgedragen aan erfgenamen. Wil je dat je erfgenamen een kopie krijgen van een notariële akte? Dan kan je een kopie van je akte in je kluis steken. Opgelet, dit is slechts een kopie en heeft niet dezelfde authentieke waarde als de akte. De kopie geeft je wel de nodige gegevens om het notariskantoor te vinden die de originele akte bewaart. Is de notaris niet meer in functie? Geen probleem, je vindt gemakkelijk en snel zijn opvolger via deze tool op Notaris.be.

Ben je klaar om je papieren online in orde brengen? Neem dan een kijkje op www.izimi.be.

Bron: Fednot

 

 

 

 

Terug naar lijst