De GDPR (De AVG of de Algemene Verordening gegevensbescherming), is een Europese verordening met regels over de bescherming en het vrije verkeer van persoonsgegevens. Privéinstanties en overheidsinstanties (waaronder notarissen) moeten rekening houden met deze regels wanneer ze persoonsgegevens verwerken.
De AVG voorziet in de mogelijkheid om gedragscodes op te stellen. Een AVG-gedragscode is een vrijwillig instrument waarin specifieke regels voor de bescherming van persoonsgegevens worden beschreven per categorie verwerkingsverantwoordelijken en/of verwerkers op sectorniveau. Gedragscodes beschrijven de meest passende, juridische en ethische gedragingen van een sector. De Gegevensbeschermingsautoriteit stimuleert federaties en sectorale organisaties om gedragscodes uit te werken.
De algemene vergadering van de Nationale Kamer van notarissen keurde een gedragscode goed op 28 januari 2021, de Europese dag van de gegevensbescherming. Deze gedragscode werd goedgekeurd door de Gegevensbeschermingsautoriteit op 8 april 2021 en werd vervolgens bij Koninklijk Besluit goedgekeurd op 24 juli 2021.
Je kan de beslissingen van de GBA en de Gedragscode zelf hieronder raadplegen.
De gedragscode wil alle notarissen van België, de verwerkingsverantwoordelijken, helpen met de verwerking van de persoonsgegevens in het kader van hun activiteiten, conform met de vereisten van de AVG.
Ben jij betrokken bij een notarieel dossier? Dan ben je als burger ook betrokken bij deze gedragscode.
De gedragscode vult de regels van de AVG aan en verduidelijkt ze in het kader van de notariële sector. De gedragscode zorgt bovendien voor een harmonisering van de gegevensbeschermingsmaatregelen bij het vervullen van de notariële taken.
De gedragscode bevat de volgende toepassingsmodaliteiten: verplichte aanduiding van een functionaris voor gegevensbescherming, maatregelen voor de beveiliging van de verwerking, interne maatregelen ten opzichte van de notariële medewerkers en het recht op informatie van de betrokkenen.
Onderstaande tabel geeft meer informatie over de verwerking en de categorieën van persoonsgegevens die worden beoogd in de gedragscode. De verwerkte persoonsgegevens zijn beschermd door het beroepsgeheim of de discretieplicht.
| Verwerkingen van persoonsgegevens | Categorieën van persoonsgegevens |
|
Verzameling van de persoonsgegevens bij de betrokken personen, bij de authentieke bronnen, zoals het rijksregister of de kruispuntbank van de sociale zekerheid en bij de administraties. Opnemen van de persoonsgegevens in de authentieke aktes en in de overige documenten voorbereid door de notarissen. Bewaring van de persoonsgegevens in de dossiers van de notarissen. Overdracht van de persoonsgegevens naar de bevoegde administraties in het kader van de vervulling van de administratieve formaliteiten die vereist zijn door de bestaande wetgeving. |
Identificatiegegevens Gegevens met betrekking tot de bekwaamheid van de natuurlijke persoon Fiscale gegevens Financiële gegevens Familiale gegevens Sociale gegevens |
De notaris stelt een functionaris voor gegevensbescherming aan en laat zich adviseren over de toepassing van de gedragscode. Een functionaris voor gegevensbescherming, beter bekend als een DPO, ziet toe op de naleving van de AVG, functioneert als contactpunt voor de betrokkenen,…
De notaris neemt maatregelen om de verwerkte persoonsgegevens te beveiligen. Deze maatregelen worden beschreven in een schriftelijk beleid inzake de informatieveiligheid, dit beleid is een intern document en is toegankelijk voor de medewerkers van het kantoor.
Daarnaast zorgt de notaris dat de verwerkers van het notariskantoor in overeenstemming met de AVG-bepalingen hun opdracht uitvoeren.
De medewerkers van het kantoor zorgen voor de bescherming van de persoonsgegevens, de notaris geeft hen hierover voldoende instructies.
De notaris verstrekt aan de cliënten en andere betrokkenen een gemakkelijke toegang tot alle informatie die nodig is voor de uitvoering van hun rechten en dit op het tijdstip waarop de persoonsgegevens werden verkregen.
De naleving van de gedragscode en de AVG door de notarissen zal worden gecontroleerd door de kamers van notarissen, daarnaast kan ook de Gegevensbeschermingsautoriteit steeds een controle uitvoeren.
